Основні функції
Управління документообігу та контролю:
1) забезпечує оперативне прийняття, реєстрацію, передачу документів вхідної та вихідної кореспонденції, облік документів, внесення відповідних змін до системи електронного документообігу Національного агентства;
2) здійснює реєстрацію наказів, доручень, роз’яснень та методичних рекомендацій Національного агентства;
3) забезпечує роботу самостійних структурних підрозділів апарату Національного агентства;
4) забезпечує дотримання порядку роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів Національного агентства;
5) здійснює організаційно-методичну роботу з питань діловодства, у тому числі документів з грифом «ДСК» та архівної справи;
6) реєструє вхідні, вихідні та внутрішні документи та інші матеріальні носії інформації з грифом «ДСК», що надходять до Національного агентства, у тому числі документи з мобілізаційних питань та доводить їх відповідно до резолюції керівництва до структурних підрозділів апарату Національного агентства, здійснює їх розмноження за замовленням структурних підрозділів;
7) здійснює контроль за виконанням зареєстрованих документів, у тому числі документів з грифом «ДСК», у яких встановлено завдання, а також виконання яких підлягає обов’язковому контролю;
8) забезпечує у самостійних структурних підрозділах апарату Національного агентства дотримання єдиного порядку, обліку, схоронності, якості оброблення й використання документів Національного агентства (у тому числі документів з грифом «ДСК»);
9) проводить регулярні (не рідше ніж один раз на рік) перевірки стану діловодства в самостійних структурних підрозділах апарату Національного агентства, у тому числі документів з грифом «ДСК»;
10) розробляє зведену номенклатуру справ нетаємного діловодства Національного агентства;
11) організовує та бере участь у роботі з експертизи цінностей архівних документів;
12) організовує роботу архіву Національного агентства та здійснює контроль за додержанням працівниками Національного агентства вимог щодо ведення діловодства;
13) здійснює прийом-передачу справ до архіву Національного агентства;
14) проводить передачу справ на державне зберігання, на списання та знищення;
15) надає у встановленому порядку письмову інформацію самостійним структурним підрозділам апарату Національного агентства щодо проходження та стану розгляду документів у Національному агентстві;
16) забезпечує при організації електронного документообігу в Національному агентстві:
- розвиток та функціонування модуля електронного документообігу інформаційно-комунікаційної системи «Система управління справами» (далі – модуль електронного документообігу);
- розроблення єдиного порядку документування управлінської інформації та роботи з документами незалежно від форми їх створення;
- надання методичної допомоги та контроль за дотриманням установленого порядку роботи з паперовими та електронними документами в самостійних структурних підрозділах апарату Національного агентства;
- дотримання вимог до підготовки електронних і паперових документів та організації роботи з ними;
- впровадження та нагляд за дотриманням самостійними структурними підрозділами апарату Національного агентства вимог Інструкції з діловодства в Національному агентстві та національних стандартів;
- організацію нагляду за станом збереження документаційного фонду Національного агентства в електронній формі та користування ним;
- інформаційну взаємодію з органами виконавчої влади та іншими державними установами через систему взаємодії;
- перевірку правильності відомостей, внесених до реєстраційно-моніторингової картки електронного документа за зведеною номенклатурою справ Національного агентства, та уточнення цих відомостей за експертизою цінності електронного документа;
- здійснення попереднього розгляду документів з використанням модуля електронного документообігу;
- здійснення методичного керівництва та нагляду за формуванням електронних справ в Національному агентстві та самостійних структурних підрозділах його апарату;
17) забезпечує літературне редагування проєктів документів, створених Національним агентством.
